شناسایی نقاط ضعف فرایندهای یک شرکت کار ساده‌ای نبوده و برای آن نیاز به صرف زمان و تلاش بسیار است. عموما شرکت‌ها اصرار به استفاده از فرایندهای کاری موجود و قدیمی شده سازمان خود دارند و تمایلی به بهبود و انجام یک سری تغییرات از خود نشان نمی‌دهند چرا که نیاز به دقت نظر و ممارست بسیار است. مهمترین روش در پیدا نمودن نقاط ضعف یک سازمان، برگشتن به عقب و نگاه به روند انجام فرایندها با هدف شناسایی محدودیت‌ها و گلوگاه‌ها می‌باشد.
سد‌هایی بین شما و اهداف تعیین شده برای شرکت‌تان وجود دارد که در این پست به بیان چند ایده کلی مهم برای شناسایی آن‌ها و مدیریت و حل تنگناها می‌پردازیم.
نقشه‌برداری و تجزیه تحلیل فرآیندها
ایجاد طرح و نقشه‌ای از فرآیندها و نگاه بیرونی به آن، کمک کرده تا شما به راحتی عملکرد کلی را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید و تنگناهای موجود را شناسایی کنید. این گلوگاه‌ها به دلیل کمبود ظرفیت و یا حتی عملکرد، ظرفیت تولید شما را محدود می‌کند. تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندها در این زمان می‌تواند همان چیزی باشد که برای یافتن فرصت‌های بهبود دیده نشده، مورد نیاز است. زمانیکه در نحوه نقشه‌برداری فرآیندهای خود و غلبه بر مشکلات دچار شک و تردید شدید نگاهی به رقبای خود بیاندازید، ببینید آن‌ها چگونه توانستند بر مشکلات خود غلبه کنند. نه تنها این امر چشم‌انداز روشنی را به شما نشان می‌دهد بلکه از رقابتی بودن شما نیز اطمینان خاطر خواهد داد.
مشکلات و علل آن را شناسایی کنید
زمانیکه طرح فرآیندهای شرکت خود و تمام مراحل انجام آن را رسم نمودید، وقت لیست کردن مشکلات مهمی فرا خواهد رسید که باعث کاهش کارایی و عملکرد سیستم شده و باعث ایجاد گلوگاه‌های یک فرآیند می‌شوند.
همه افرادی که در این فرآیندها به نوعی درگیر هستند باید در این مرحله به کمک آمده و به بیان مشکلات بپردازند چرا که از دید یک فرد خارجی شاید این نقص‌ها دیده نشود و به خوبی نتوان گلوگاه‌ها را شناسایی کرد.
روی راه‌حل‌ها کار کنید
حالا که گلوگاه‌ها را شناسایی کرده‌اید وقت آن فرارسیده که بر روی حل این مشکلات تمرکز ویژه‌ای داشته باشید. در این مرحله نیز به مشارکت افرادی که در شناسایی نقاط ضعف کمک کرده‌اند توصیه می‌گردد. “کار تیمی” چیزی است که به آن نیاز دارید. چرا که با داشتن نقطه نظر‌های مختلف، مخصوصا توسط کسانی که به نوعی در این فرآیند درگیر بوده‌اند، می‌توانید راه‌حل‌هایی خلاقانه‌تر و تاثیرگذارتر ارائه دهید. نه تنها در این روش طیف گسترده‌ای از دیدگاه‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهید بلکه تیم را نسبت به تغییرات احتمالی متعهد و پایبند می‌کنید.
ایده‌ها را پیاده‌سازی و بررسی کنید
بدون شک تیم باید در جریان تمام مراحل اجرای ایده‌های تعیین شده، در جهت بهبود ساختار فرایندها، قرار گرفته و نیز ارتباطی سازنده برقرار کند. نقش کلیدی افراد سازمان از همان ابتدا مشخص بوده است چرا که بعد از تصمیم‌گیری در جهت بهبود عملکرد فرایندهای موجود سازمان، باید در فازهای مختلف (شناسایی، پیدا کردن راه‌حل، پیاده‌سازی) مشارکت داشته باشند.
توجه داشته باشید که همواره پروسه بهبود فرایندها و پیاده‌سازی ایده‌ها را پویا نگه داشته و دائما نتایج حاصل از این تغییرات را ارزیابی و بررسی کنید. به احتمال خیلی زیاد اولین ایده برای رفع و بهبود گلوگاه سیستم راه‌حل درستی نمی‌باشد و باید دوباره حلقه شناسایی و بررسی راه‌حل مورد بازبینی قرار گیرد تا در نهایت شما را به هدف اصلی که رفع موانع است نزدیک نماید.
همیشه راه‌حل جایگزین داشته باشید
زمانیکه دنبال راهکار برای حل مشکل هستید، با گزینه‌های جایگزین ارائه شده مخالفت نکنید. ممکن است ایده اولیه شما طبق برنامه پیش نرفته و نیاز پیدا خواهید کرد تا روش‌های دیگر را مورد بررسی قرار دهید.
همانطور که بیان شد برای به روز ماندن و تاثیرگذاری بیشتر، در بازه‌های مشخص، می‌بایست فرایندها مورد بررسی و تحلیل مجدد قرار گیرد. ممکن است حتی فرایندهای قدیمی و بهبود داده شده، اثر‌بخشی خود را به مرور از دست داده و نیاز به بازنگری مجدد داشته باشند از این رو فرایندها و راهکارها باید از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردار باشند.
